RESPONSABLE FRONT OFFICE AU SEIN DU POLE TRANSPORT UCPA (F/H/NB) Arcueil (94)

MISSION

Pour tous les modes de transport, le Responsable Front Office garantit la qualité de l’accueil des clients sur les plateformes,les lieux de rendez-vous et l’accompagnement des mineurs durant leur voyage, cela dans les meilleures conditions de sécurité, dans le respect des procédures et des valeurs de l’UCPA. Il est garant de tous les livrables ainsi que de la production du Front Office.

2. FONCTIONS

2.1. Assurer la mise en place et le pilotage des équipes d’assistance et d’accompagnement

Garantit la mise en place du personnel d’assistance et d’accompagnement dans le respect des ratios d’encadrement des mineurs, des cahiers des charges des Grands Comptes ainsi que du budget ;

Effectue le recrutement de ses équipes sur tous les axes transport ;

Garantit l’établissement de tous les documents adminstratifs dans le cadre de la mise en place du personnel d’assistance et d’accompagnement (contrats, paies, billets de train, etc...)

Assure l’information, la formation et la bonne coordination de ses équipes

Crée, met à jour les process inhérents aux formations de ses équipes

2.2. Assurer la gestion du réceptif sur les plateformes et lieux de RDV

Garantit la qualité de l’accueil en fonction des cibles client ;

Maintient une veille permanente sur de nouveaux lieux de départs, plus adaptés ou moins onéreux.

Gère et anticipe les besoins en matériel pour les plateformes ferroviaires et routières

2.3. Gérer les relations avec les fournisseurs

Garantit la mise en œuvre opérationnelle des conditions contractuelles sur le terrain ;

Contribue au développement de relations cordiales avec les interlocuteurs opérationnels ;

Assure le suivi et le contrôle des factures.

2.4. Garantir la mise en place, l’évolution et le respect des procédures

Anticipe et est force de proposition dans la mise en place de nouvelles procédures ;

Participe à la formalisation des procédures et plans d’actions permettant d’améliorer la prestation sur son périmètre ;

Contrôle, sur le terrain, la mise en œuvre des procédures qualité, sécurité et RH.

2.5. Assurer la coordination interne

Anticipe et coordonne en interne les actions à mener pour assurer le bon déroulement opérationnel des départs ;

Rédige les comptes-rendus de son activité, pour remonter les informations sur les incidents et dysfonctionnements rencontrés, et est force de proposition d’actions correctives

2.6. Assurer le suivi de son activité

Alimente les documents d’analyse et de synthèse de son activité (rapports, indicateurs de suivi,….) ;

Elabore les bilans de saison (sur un plan qualitatif et quantitatif) ;

Assure la gestion et le suivi du budget qui lui est attribué ;

Est force de proposition sur des leviers d’optimisation économique de son activité.

Assure le suivi et le contrôle des factures, notes de frais, contrats inhérents à son métier

3. LIAISONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

Le Responsable Front Office est placé sous la responsabilité directe du Responsable d’Exploitation transport qui fixe son plan d’actions et évalue ses résultats.

Il encadre les coordinateurs Front Office ainsi qu’une équipe décentralisée en région (Responsables de Plateformes, Personnels au Sol, Accompagnateurs) et coordonne les fournisseurs extérieurs sur son périmètre d’intervention.

Il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des acteurs du Pôle et entretient des relations fonctionnelles étroites avec les autres services.